Depuis ces dernières années, la signature électronique connaît le vent en poupe avec la transformation digitale. Cela l’est encore plus avec la restriction sanitaire engendrée par la COVID-19, plus précisément la mesure de confinement qui impose le télétravail ou le travail à distance. En effet, les échanges électroniques favorisés par la mise en place de la ligne de signature électronique permettent de maintenir les activités en signant les contrats à distance, de manière sécurisée et légale.
Optimiser le gain de temps avec la signature électronique
Le premier atout de la signature électronique réside dans le fait qu’elle permet un gain de temps non négligeable. En optant pour la signature digitale, le délai d’attente se trouve réduit considérablement pour obtenir des contrats signés et les mettre en exécution dans l’immédiat. En fait, auparavant, s’il fallait attendre quelques jours, voire quelques semaines pour signer le contrat à cause des contraintes de disponibilité des deux parties, cela est réduit à quelques heures seulement à l’heure actuelle.
Ainsi, le fait de signer le document en ligne facilite grandement les tâches des chefs et dirigeants d’entreprise. D’autant plus qu’on peut faire la signature dès la réception du dossier concerné, depuis n’importe quel appareil mobile ou support de communication à la pointe de la technologie. Les documents n’ont plus besoin d’attendre votre retour au bureau pour faire la signature. Certes, vous pouvez les signer à tout moment. Un avantage considérable qui fait de cette option une solution par excellence pour les collaborateurs en télétravail.
Pour information, la validité de la signature a fait en sorte que le document électronique signé soit légal et conforme à l’original, c’est-à-dire à la version en papier. Cela dit, pour en savoir plus sur les échanges électroniques, et notamment pour utiliser la ligne de signature électronique au sien de votre organisation, il vous est conseillé de faire appel à une agence en ligne experte en la matière. Rendez-vous alors sur universign.com pour ce faire.
Pour une meilleure efficacité dans la gestion de contrats
Tout d’abord, la ligne de signature est une solution électronique qui permet d’éliminer les tâches administratives à la fois chronophages et répétitives relatives à la gestion documentaire. Il n’est plus besoin de faire une impression, puis une numérisation après la signature des documents. En outre, les fonctionnalités offertes par certains outils permettent de simplifier grandement et d’automatiser les différentes étapes d’envoi et le suivi et l’archivage des contrats.
Les fonctionnalités peuvent être différentes d’un outil à un autre. Quoi qu’il en soit, le suivi en temps réel des étapes du processus est fourni de manière générale. Il y a d’autres outils qui permettent une programmation de rappels automatiques, tandis que d’autres assurent jusqu’à la configuration d’une date d’expiration pour certains documents à signer. Aussi, l’envoi massif des documents envoyés est un autre atout non négligeable. Grâce à la signature électronique, il est dorénavant possible de rationaliser les processus de gestion de contrat afin d’augmenter par la même occasion la productivité des équipes. Grâce à la digitalisation de la signature, les collaborateurs pourront concentrer davantage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Gérer électroniquement les contrats pour une meilleure expérience client
La mise en place de cette solution innovante vous permet de simplifier efficacement le parcours d’achat des clients. Qu’il s’agisse d’une vente B2B ou B2C, d’une vente à distance ou en magasin, plus vous avez géré électroniquement les contrats, plus vous aurez la chance d’améliorer efficacement l’expérience client de votre enseigne. Lorsqu’un client se décide de bénéficier de votre produit ou de votre service, il pourra signer immédiatement sans devoir recourir à des formalités administratives fastidieuses et fatigantes. Vous pourrez oublier l’impression en deux copies des documents, la signature et le renvoi par courrier postal ou numérisé par e-mail.
Pour les entreprises qui proposent des souscriptions en ligne pour accéder à un service par exemple, il suffit désormais de faire la signature directement sur le site ou par le biais d’une application dédiée. De ce fait, le parcours d’achat se fait 100 % digital, fluide et surtout sans rupture. Pour donner une image moderne et innovante à l’entreprise aux yeux des clients, on balance volontiers vers les échanges électroniques et plus particulièrement, vers la signature électronique.
Pour une meilleure expérience employée
Les clients ne sont pas les seuls qui bénéficient d’une meilleure expérience apportée par le fait de créer une signature digitale. À vrai dire, les employés profitent également des outils digitaux qui leur permettent d’être plus efficaces dans la réalisation de leur travail. Voilà bien un facteur de satisfaction et de motivation incontestable pour les collaborateurs.
Dans une entreprise ou une organisation, certaines tâches sont généralement chronophages et prennent énormément de temps. Pour le cas d’un commercial par exemple, dont l’objectif est de maximiser les ventes. La gestion et la signature du contrat après chaque vente lui font perdre du temps. L’impression, l’archivage, la signature, la numérisation du contrat, etc. Tout cela peut être une véritable source de frustration pour le commercial. Certes, avec la signature électronique, les étapes de contractualisation sont accélérées. Pour autant, la mise en place de la signature électronique est un élément important de la digitalisation de l’activité d’une entreprise. Pour simplifier le quotidien, on ne peut plus en faire l’impasse.