Toute entreprise, TPE ou PME, internalisant tout ou en partie sa comptabilité aura nécessairement besoin d’un logiciel de gestion comptable. Face à la pluralité des offres des éditeurs, la sélection n’est pas toujours la chose la plus évidente. Il est également crucial de considérer comment sécuriser les paiements dématérialisés dans ce processus. Vous pouvez toutefois faciliter votre choix en tenant compte de quelques recommandations. La maîtrise de la gestion financière et comptable est essentielle pour une bonne gestion de l'entreprise.
Définir les caractéristiques de son entreprise
Avant de fixer votre choix sur un logiciel de comptabilité donné, définissez en amont les particularités de votre société. En ce sens, la taille de celle-ci est l’un des critères les plus déterminants dans votre sélection. S’agit-il d’une très petite entreprise (TPE), d’une petite et moyenne entreprise (PME) ou encore d’un grand groupe ? Sachez que la taille de votre structure impactera grandement le coût de votre logiciel. En outre, le secteur d’activité de votre boîte est un autre point à considérer. Selon votre domaine d’activité, il se peut que vous ayez besoin des modules spécifiques. Surfez ou cliquez ici pour plus d’infos sur ceux-ci. En optant pour les logiciels standards, vous serez contraints d’acquérir un autre logiciel, plus adapté à vos besoins. Ceci engendrera bien entendu des coûts supplémentaires. Si vous êtes suivi par un expert-comptable, n’hésitez pas à solliciter son avis afin de sélectionner un bon logiciel de comptabilité. Avec son expertise, il ne manquera pas de vous donner quelques prestataires de renom.
Faire une check-list des fonctionnalités du logiciel choisi
Pour écarter toute surprise quant à votre futur logiciel comptable, il serait de bon augure de lister toutes les fonctionnalités de l’outil proposé. Ainsi, vérifiez le système d’exploitation du logiciel et ses modules (gestion des devis, tableau de bord, gestion de facturation, bons de commande, édition des comptes, gestion des immobilisations, déclaration de la TVA, etc.). Pour mieux personnaliser vos recherches, demandez-vous aussi les fonctionnalités dont vous aurez nécessairement besoin pour votre entreprise. Souhaitez-vous que votre logiciel soit relié à une application de gestion commerciale ? Voulez-vous y intégrer automatiquement vos données bancaires ? Avez-vous besoin d’une assistance avec votre logiciel ? D’un éditeur à l’autre, les fonctionnalités connaîtront une légère différence. Leurs gammes de produits vous permettront généralement de gérer : la comptabilité, la facturation, la paie et la caisse. Les fonctionnalités du logiciel de votre choix seront bien entendu consultables sur le site web de l’éditeur. En passant, n’hésitez pas à consulter ses fiches produits pour en savoir le plus possible sur le logiciel en question. Une bonne gestion financière et comptable est essentielle pour la pérennité de l'entreprise.
Déterminer l’utilisation qui en sera faite du logiciel
Outre les fonctionnalités du logiciel, soyez également clair sur les modes d’utilisation de votre logiciel de gestion comptabilité. Où souhaitez-vous utiliser votre logiciel de comptabilité ? Est-ce dans un lieu fixe ou bien partout, y compris lors de vos déplacements. Définir cet élément vous permettra de vous orienter vers un logiciel doté des fonctionnalités adaptées pour cela. Sinon, voulez-vous utiliser le logiciel en local ou via Internet ? Et qu’en est-il de la fréquence d’usage ? Ce sont autant de questions auxquels vous devez avoir une réponse précise avant d’opter pour un quelconque logiciel. Enfin, prenez le temps de bien étudier le mode d’acquisition du logiciel (achat ou location). La plupart du temps, les éditeurs proposent ces deux options. Les exceptions ne sont toutefois pas à écarter. Certains d’entre eux proposent, soit l’achat, soit la location uniquement.
Prendre le temps de tester les logiciels sélectionnés
Ne faites surtout pas l’erreur de louer ou d’acheter un logiciel sans l’avoir essayé. Bien que celui-ci réponde à vos critères et besoins, il convient toujours de le mettre en pratique, qu’il s’agisse de logiciel de facturation, de paie... La majorité des éditeurs proposent une version d’essai avant de vous demander de vous louer ou d’acquérir le logiciel. L’accès temporaire à cet outil vous permettra ainsi de vous faire une idée sur la praticité de celui-ci. Lors de vos essais, reprenez votre check-list. Vérifiez si toutes les fonctionnalités relatives à vos attentes y sont satisfaites. Sollicitez l’avis et le savoir-faire de votre expert-comptable lors de vos essais. Pour le choix de votre logiciel, il serait plus judicieux de se tourner vers un éditeur reconnu. Cela vous offrira plusieurs garanties, dont le respect de la réglementation et des mises à jour régulières. S’y ajoute l’assistance qu’il prodigue en cas de problème. Ses équipes techniques sont joignables à n’importe quel moment de la journée. Le recours à un éditeur reconnu est d’autant plus conseillé si vous optez pour un logiciel de comptabilité en ligne. Notez que cette entité présente moins de risques d’abandonner le développement de son logiciel. Chez une structure moins connue, vous devez éventuellement prévoir des coûts de transfert de vos données. Sans oublier la perte de temps que cela occasionnera. Si vous traitez des transactions en ligne, vous devez également penser à sécuriser les paiements dématérialisés. Une bonne gestion financière et comptable est donc primordiale pour la réussite de votre projet.